Come creare e gestire una mailing list attiva e profilata

Tra le attività che compongono una buona strategia di marketing digitale, l’email marketing si è da tempo rivelata chiave per il successo dei brand. D’altronde, non si tratta soltanto di uno strumento per inviare comunicazioni, ma anche di una strategia per costruire solide relazioni a lungo termine con i clienti e per trasformare i lead in clienti fedeli. Com’è evidente, la cura e la gestione attenta della mailing list si fa essenziale per il raggiungimento degli obiettivi.  
Indipendentemente dalla natura della tua attività, la mail list che riuscirai a costruire rappresenterà un tesoro di opportunità difficilmente sostituibile. È proprio attraverso questa lista di contatti che potrai inviare comunicazioni segmentate e personalizzate per raccontare la storia e i valori del brand, promuovere gli ultimi prodotti o servizi e incentivare l’acquisto.

Ma cos’è esattamente una lista di email? Come creare una mailing list attiva e profilata per inviare newsletter e dem capaci di colpire nel segno?  
In questo articolo ti spiegheremo tutto ciò che serve sapere per creare una mailing list efficace e ti forniremo alcuni preziosi consigli per occuparti della sua gestione ottimale. In poche parole? Scoprirai il necessario per fare della tua mailing list una leva strategica per il successo del tuo business.

Cos’è una mailing list?

Per capire come creare una mailing list è fondamentale, in primo luogo, definire che cosa si intende con l’espressione “mailing list”. Le mailing list sono liste di indirizzi email che fungono da destinatari per i messaggi di posta elettronica inviati dal dominio del mittente a cui si sono volontariamente registrati.    

Detta più semplicemente, una mailing list è un elenco di contatti email costruito grazie alle iscrizioni di utenti che hanno fornito la propria autorizzazione esplicita a ricevere comunicazioni via email da parte di un’azienda, un negozio, un brand o un utente specifico.  

Per le aziende, questa lista di email rappresenta un tesoro di opportunità che prende forma nel tempo fino a fornire un bacino di utenti altamente in target e profilati ai quali poter inviare newsletter, email transazionali, DEM e altre comunicazioni strategiche.

In conformità con la normativa GDPR, ottenere il consenso volontario degli utenti è un passaggio chiave per condurre attività di comunicazione promozionale via email. Ma l’importanza dell’autorizzazione esplicita degli utenti non è affatto una mera questione normativa: creare una mailing list basata sul consenso significa costruire un elenco di contatti di utenti realmente interessati al business, desiderosi di seguire le sue novità e evoluzioni. La mailing list diventa così non solo un insieme di indirizzi email, ma un vero e proprio strumento strategico per stabilire connessioni significative con il pubblico di riferimento.

Perché dedicare tempo e energie alla creazione di mailing list profilate

Creare e mantenere una mailing list attiva e ben profilata richiede impegno, ma i benefici che ne derivano sono di valore immenso per ogni brand.

Uno tra tutti è la creazione di un rapporto di fiducia con il pubblico. Una mailing list ben gestita consente infatti ai brand di inviare email regolari che, tra codici sconto, presentazioni di novità, eventi esclusivi e così via finiscono per costruire, email dopo email, la fiducia del pubblico. Naturalmente, perché questo accada è importante i brand prestino attenzione ai contenuti delle comunicazioni, che devono infatti essere interessanti e di valore per spingere gli utenti a esplorare il sito web, leggere l’ultimo articolo del blog aziendale o effettuare l’acquisto.

Un vantaggio di non poco conto è la possibilità di trattare la mailing list come un asset proprietario. Senza più essere vittime di nuovi algoritmi social e reach organiche sempre più limitate, i brand possono contare sul possesso dei contatti presenti nella propria mailing list e sulla libertà di poterli gestire in modo flessibile e mirato. Questo aspetto diventa fondamentale per fidelizzare gli utenti attraverso strategie di email marketing personalizzate.

Ultima, ma non certo per importanza, è la possibilità di aumentare i guadagni. Oggi le email hanno la capacità di raggiungere il pubblico in modo istantaneo, direttamente dallo smartphone, esattamente come farebbe un messaggio. Gli utenti, grazie ai link inseriti nelle comunicazioni, possono così esplorare nuovi servizi e prodotti o effettuare acquisti in pochi minuti, anche dallo smartphone, magari in autobus durante il viaggio di ritorno dall’ufficio o dal divano, comodamente davanti alla tv. A fare la differenza qui, ancora una volta, è il grado di personalizzazione delle comunicazioni che, attraverso la presentazione di prodotti consigliati o best seller, riescono ad incentivare nuovi ordini e incrementare così i guadagni del brand.  

Tra Email Service Provider e marketing automation

Quando si tratta di creare una mailing list, la scelta del giusto Email Service Provider (ESP) è strategica per comporre, gestire, salvare e organizzare la lista di indirizzi email online.

Sebbene provider comuni come Gmail, Outlook e Yahoo consentano la creazione di mailing list, per la gestione professionale di liste contatti in costante crescita è necessario affidarsi ad un buon ESP. Ad oggi, esistono numerose piattaforme di email marketing tra le quali scegliere, caratterizzate da punti di forza e di debolezza che è necessario considerare con attenzione a seconda del business e dell’obiettivo che si intende raggiungere. La dimensione della mail list, la necessità di alte performance e il grado di creatività richiesta nelle email sono tutte variabili che possono aiutare i brand a propendere per una piattaforme piuttosto che per un'altra.  

Ad ogni modo, la piattaforma di email marketing renderà possibile filtrare e segmentare i contatti, per permettere una comunicazione mirata e personalizzata. Ma un aspetto ancor più interessante è quello delle sequenze di email precostituite: grazie alla marketing automation è infatti possibile creare delle sequenze e impostare degli invii automatici. Ciò significa, ad esempio, che sarà possibile ricontattare automaticamente un utente x giorni dopo l’iscrizione (impostando l’arco temporale), oppure ancora chi ha visitato precise sezioni del sito web, come la pagina “prezzi” o la pagina di dettaglio di qualche prodotto (impostando la sequenza sulla specifica azione).

Un aspetto da considerare è la conformità normativa della piattaforma scelta. Con l’entrata in vigore del GDPR, come abbiamo visto, il consenso al trattamento dei dati da parte dell’utente è diventata fondamentale. Ecco perché trattando di email marketing sarà necessario:

• Chiarire all’utente quale sarà l’uso dei dati
• Offrire all’utente un modo semplice e intuitivo per negare il consenso
• Archiviare e elaborare i dati personale in massima sicurezza
• Dimostrare il consenso ottenuto.

Come creare una mailing list passo passo

La creazione di una mailing list rappresenta un passo fondamentale nella strategia di marketing digitale. Per convertire i visitatori del tuo sito web, del blog o dei canali sociali in contatti utili, è essenziale seguire attentamente alcuni passi chiave.

• Creare un lead magnet: l’indirizzo email è una forma di contatto diretta e personale, e le persone sono propense a condividerlo solo quando c’è un valido motivo. Il lead magnet si basa sul principio della reciprocità e implica offrire agli utenti qualcosa di interessante in cambio della loro iscrizione. Che si tratti di documenti informativi come ebook, guide, checklist e template gratuiti, di buoni sconto o persino di inviti esclusivi e prove gratuite, i lead magnet possono variare notevolmente da settore a settore ma rimangono delle risorse in grado di offrire agli utenti un vantaggio concreto ed effettivo.
• Impostare una strategia di database building: essenziale per la crescita della tua mailing list, questa strategia coinvolge diverse modalità e canali strategici. Tra i principali rientrano i form di iscrizione alla newsletter e i pop-up, posizionati strategicamente all’interno delle pagine del sito web, per promuovere sconti esclusivi o coupon code da riscuotere sul prossimo ordine, ma anche i form e le campagne di lead sui social media come Facebook, Instagram e Youtube.  
• Impostare il double opt-in: ideale per creare una mailing list composta da contatti di maggior qualità, il double opt-in implica una doppia conferma dell’indirizzo email da parte dell’utente che ha compilato il form di iscrizione. Di fatto, dopo aver inserito i propri dati, l’utente riceve un’email di conferma che verifica la correttezza dell’indirizzo e l’effettiva volontà di ricevere regolarmente le comunicazioni, assicurandosi così che sia davvero interessato al brand e ai suoi prodotti e, quindi, propenso a convertire. Il double opt-in è essenziale anche per ridurre il tasso di rimbalzo e le possibilità che le email finiscano in spam.  
• Realizza la welcome email: le welcome email rappresentano un passaggio chiave nella gestione delle mailing list, poiché costituiscono la prima impressione che il brand offre ai nuovi iscritti. L’email di benvenuto è un'opportunità unica per presentare l'azienda, sfruttando un tasso di apertura tipicamente elevato, intorno al 50%, rispetto al tasso medio del 22%. Questa comunicazione, d’altronde, oltre che per salutare i nuovi iscritti, può essere utilizzata per condividere informazioni sul brand, sui suoi valori, sui suoi servizi e prodotti e su cosa l’utente potrà aspettarsi dalle future comunicazioni.  

• Segmentare i contatti: l’organizzazione dei contatti in liste specifiche è fondamentale per massimizzare l’efficacia della mailing list. La segmentazione in gruppi accomunati da interessi comuni consente infatti di realizzare email mirate e distinte, costruite attorno agli interessi del target e, quindi, rilevanti. Per segmentare i contatti si possono sfruttare diversi fattori, dall’età al sesso, dalla posizione geografica alle preferenze di prodotto. Ciò consente di raggiungere le giuste persone con le giuste comunicazioni. Un utente interessato all’abbigliamento da bambino sarà poco interessato all’abbigliamento femminile, così come un utente che acquista abitualmente prodotti per capelli ricci difficilmente sarà attratto da contenuti pensati per persone dai capelli lisci.  
• Personalizzare le comunicazioni: incorporare informazioni personali dell’utente nelle comunicazioni è molto utile per creare connessioni davvero significative con i contatti. Nome, località dell’utente, prodotti acquistati di recente, statistiche o articoli preferiti possono essere tutti dettagli preziosi per eliminare la fastidiosa percezione di “email generica” inviata indistintamente a tutti i clienti. La personalizzazione offre infatti agli utenti la sensazione di ricevere messaggi su misura, pensati per le loro esigenze, e contribuisce all’immagine di un brand orientato ai clienti. Comunicazioni di questo tipo aiutano ad aumentare la propensione all’interazione da parte dei clienti e incoraggiano ulteriori acquisti. Non a caso, si stima che le email personalizzate siano in grado di aumentare il ROI oltre al coinvolgimento e alla fedeltà dei clienti.
• Prestare attenzione all’email deliverability: la deliverability, o capacità di recapitare i messaggi di posta elettronica nella casella principale dei propri iscritti, è un elemento determinante nel successo dell’attività di email marketing. Com’è evidente, una comunicazione che non raggiunge il destinatario non produrrà alcun risultato tangibile. Prima ancora di creare la mailing list, è quindi fondamentale seguire una serie di indicazioni pratiche su come migliorare l’email deliverability (per approfondire, leggi qui)

Come gestire al meglio una mail list

Gestire una mailing list in modo efficace non si riduce solo all'implementazione di una strategia vincente per raccogliere nuovi contatti, ma richiede anche di evitare alcuni errori che potrebbero comprometterne l'efficacia, aumentare il tasso di bounce e minare il raggiungimento degli obiettivi prefissati.  

Ecco alcuni errori da evitare a tutti i costi nella creazione e gestione di una mailing list:

• Non rispettare le indicazioni del GDPR: ignorare le direttive del Regolamento Generale sulla Protezione dei Dati può non solo portare a sanzioni pesanti, ma anche mettere a rischio la continuità dell’attività online.
• Comprare database di contatti: l’acquisto di liste di contatti viola il GDPR e compromette l’efficacia della mailing list. Aggiungere nel proprio database utenti non pertinenti e non interessati al brand e ai suoi prodotti/servizi riduce l’open rate e aumenta le possibilità di finire in spam.
• Esagerare con il numero di email: non esiste un numero ideale di comunicazioni da inviare ai propri iscritti, ma è importante trovare un buon equilibrio. Un’elevata quantità di email in breve tempo spesso risulta essere controproducente, aumentando le disiscrizioni.
• Utilizzare un layout non responsive: la maggior parte degli utenti legge le email dal proprio cellulare. Un layout non responsive può danneggiare l’esperienza di navigazione e compromettere il successo dell’attività di email marketing. ‍
• Perdere il contatto con gli iscritti: interruzioni improvvise nell’invio di contenuti possono erodere la fiducia degli iscritti e addirittura far finire le email nella cartella spam. ‍
• Accumulare indirizzi email problematici: gestire la mailing list e prestare attenzione agli indirizzi che generano hard e soft bounce è importantissimo per mantenere la salute della lista contatti, evitando la blacklist e migliorando la deliverability.  ‍
• Cancellare gli indirizzi email generici: eliminare indirizzi come info@marketing.it e simili aiuta a mantenere la mail list pulita e organizzata, migliorando i KPI e permettendo di concentrare gli sforzi su contatti più promettenti.    

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