Il segreto per conquistare i nuovi iscritti? Sono le welcome email

Nel mondo del marketing digitale, l'email marketing è uno degli strumenti più potenti per far crescere le vendite, rafforzare i legami con i clienti e trasformare semplici visitatori in clienti affezionati. Tra tutte le email che un'azienda può inviare però, ce n’è una che ricopre un ruolo davvero speciale: la welcome email. Di cosa si tratta? Del primo messaggio che viene inviato agli utenti che si sono appena iscritti al database di un’azienda. La welcome email, contrariamente a quel che sembra suggerire il nome, non è solo una comunicazione pensata per salutare gli utenti: è un vero e proprio biglietto da visita virtuale, un'occasione per il brand di dare il benvenuto in modo personalizzato e offrire qualcosa di valore ai propri utenti, come un ebook gratuito o uno sconto speciale.  Insomma, una welcome email ha il compito di creare subito una connessione positiva con l’utente e gettare le basi per un rapporto di fiducia e duraturo. Ma quali sono gli elementi essenziali per renderla davvero efficace?

Cos’è una welcome email

Come abbiamo anticipato, la welcome email è quel primo messaggio che un’azienda invia a chi ha appena compiuto un’azione importante, come l’iscrizione a una newsletter, la registrazione a un programma fedeltà o la creazione di un account. È un'email automatica che viene inviata non appena l'utente lascia i propri dati (il tempismo è fondamentale!), e il suo obiettivo è semplice: dare il via alla relazione tra il brand e il nuovo iscritto.

Ma come abbiamo anticipato, non è solo un modo per dire “ciao”, anzi. È la prima occasione per un brand di fare una buona impressione e creare un legame positivo. La welcome email accoglie l'utente nel mondo dell'azienda, introducendolo ai servizi o alla community, e fornendogli informazioni su cosa aspettarsi in futuro. Di solito include un saluto caloroso, dettagli utili, e una call to action (CTA) che può invitare l’utente a fare il prossimo passo, come esplorare contenuti aggiuntivi, scaricare un ebook o approfittare di uno sconto riservato.

Volendo semplificare, le welcome email rispondono al desiderio naturale di ogni utente di sentirsi apprezzato e considerato in quanto persona, e non semplice numero. E che le cose stiano così lo dimostrano le statistiche, secondo le quali le welcome email registrano tassi di apertura e coinvolgimento decisamente più alti rispetto alle comunicazioni standard (con una media del 56%).

Una welcome email davvero efficace deve saper accogliere e stupire al contempo. Ecco perché è importante adottare un tono amichevole, dare del tu e dedicare tempo alla creazione di contenuti che mettano in evidenza la personalità del brand.  

L’importanza delle email di benvenuto

Quando un utente si iscrive a una newsletter o a un servizio e non riceve subito alcuna comunicazione, inizia generalmente a chiedersi se qualcosa è andato storto. Ho completato il processo nel modo giusto? La mia iscrizione è confermata? Ho sbagliato qualcosa?

Una delle cose peggiori da fare per un brand è lasciare l’utente in preda ai dubbi e generare un’impressione negativa in questa primissima fase della relazione. Naturalmente, è proprio qui che entrano in gioco le welcome email.  

Come abbiamo visto, infatti, le email di benvenuto sono pensate per dare all’utente un caloroso benvenuto immediato, capace da un lato di rassicurare e far sentire accolti, e dall’altro di avviare un primo importantissimo contatto. Non a caso, il 76% degli utenti dichiara di aspettarsi di ricevere una welcome email subito dopo l’iscrizione.  
Non inviare un’email di benvenuto oggi è molto rischioso: significa perdere l’investimento fatto nella lead generation e spesso anche di finire in spam a partire dalla comunicazione successiva.

E se questo non basta a rendere evidente l’importanza di queste email, c’è un altro dato davvero interessante da considerare: chi riceve una welcome email registra un tasso di coinvolgimento maggiore del 33%.

Cosa non può mancare in una welcome email: l’uso della CTA

Da quanto abbiamo visto fin qui, è chiaro ormai che le email di benvenuto hanno molteplici scopi. Se da un lato puntano a salutare l’utente, dall’altro cercano di avviare una relazione di fiducia. Ma non basta.

Una buona welcome email raramente può accontentarsi di accogliere il nuovo iscritto. Questa comunicazione è infatti perfetta per guidare l’utente verso un’ulteriore azione che possa avvicinarlo ancor di più al brand.  
Ecco perché molte email di benvenuto contengono testi e CTA pensati per spingere l’utente a:

• Completare il proprio profilo con altre informazioni

• Accedere all’account appena creato

• Esplorare i contenuti o i servizi disponibili

• Scaricare una risorsa gratuita, come un ebook o una guida

• Fare il primo acquisto, magari sfruttando uno speciale sconto di benvenuto

Avere una call to action chiara e ben visibile non è quindi cosa da poco conto. Un buon uso delle CTA consente di indirizzare l’utente verso lo step successivo e semplificare il monitoraggio e la valutazione dell’efficacia di questa speciale comunicazione. Tracciare i click nell’email di benvenuto, come vedremo più avanti, aiuta infatti a capire se la comunicazione è stata in grado di coinvolgere l’utente oppure se c’è bisogno di modificare qualcosa qua e là per renderla più accattivante.

Tips per una welcome email davvero coinvolgente

Ogni dettaglio può fare la differenza tra un’email ignorata e una capace di attirare subito l’attenzione dell’utente spingendolo all’azione. Per creare una welcome email davvero capace di lasciare il segno è importante considerare con cura:

• Oggetto della mail: l’oggetto è la prima cosa che l’utente vede, quindi deve essere breve, diretto, stimolante e accattivante. Deve invogliare ad aprire l'email con un pizzico di curiosità, senso di urgenza o appartenenza. Ecco qualche esempio:

• "Siamo felici di averti tra noi, [nome]!"

• "Ecco la tua risorsa gratuita!"

• "Ciao [nome], ottieni subito il tuo sconto!"

• "-10% di sconto per te!"

• Originalità: è tempo di dimenticare le formule banali e impersonali. Un benvenuto sincero e autentico aiuta a far sentire l'utente parte di qualcosa di speciale. La cosa migliore da fare è chiedersi quindi che cosa può risuonare meglio con il pubblico target: community, promozioni esclusive o novità imperdibili?

• Testi + grafica: un design semplice ma d'impatto fa la differenza. Le immagini sono fondamentali per catturare l’attenzione, ma questo non significa si debba per forza esagerare a tutti i costi. L’obiettivo dovrebbe essere trovare la giusta combinazione di grafica e testo per creare l’effetto "wow".

• Call to action: una CTA chiara e ben posizionata può guidare l'utente verso specifiche azioni rilevanti. "Inizia ora" o "Scarica la guida" sono solo degli esempi di CTA utili per indirizzare gli utenti verso un percorso di navigazione.  

• Personalizzazione: una buona prassi è quella di utilizzare il nome dell’utente ogni volta che è possibile. Questo piccolo ma grande dettaglio rende la welcome email più personale, aiuta a migliorare il tasso di coinvolgimento e il CTR.

• Vantaggi e aspettative dell’utente: una relazione duratura è una relazione trasparente, in cui nulla viene lasciato alla libera interpretazione. Ecco perché in una buona email di benvenuto è importante ricordare all’utente cosa potrà aspettarsi in futuro e mettere in evidenza quali sono i benefici dell’iscrizione.  

• Saluto e firma: nell’ambito del marketing human-to-human, è importante che le aziende smettano di essere entità astratte per acquisire nomi e volti riconoscibili. Chiudere l’email con un saluto sincero e una firma può fare la differenza. Anche un semplice “a presto! Il team di [brand]” aiuta a rendere la comunicazione più accogliente.

• Social Media: in un mondo sempre più digitale, è importante integrare nella welcome email i pulsanti per i social aziendali, invitando l’utente a seguirli.

• Ottimizzazione mobile: quasi la metà delle email, ad oggi, viene aperta da smartphone. Questo significa che le email devono essere progettate considerando le dimensioni di diversi dispositivi per garantire un’esperienza fluida e coinvolgente tanto da pc quanto da smartphone e tablet.

5 step per monitorare il successo delle email di benvenuto

Per capire se la welcome email sta ottenendo i risultati sperati o ha bisogno di qualche ritocco, è importante tenere d’occhio alcuni indicatori chiave.

1. Tasso di apertura (open rate)  
   Segnala quante persone hanno aperto l'email. Se il tasso è alto, significa che l’oggetto e il timing dell’email sono efficaci, e che il pubblico è curioso di sapere che cosa il brand ha da raccontare.  

2. Click-through rate (CTR)
   Misura quante persone hanno cliccato su un link all'interno dell'email. Questo dato mostra quanto il contenuto sia coinvolgente e capace di spingere gli utenti a compiere un’azione, come visitare il sito web o visualizzare un prodotto.

3. Tasso di conversione
   Evidenzia quante persone hanno completato l’azione desiderata, come un acquisto o l’iscrizione a un servizio, dopo aver cliccato sull'email. Un tasso di conversione elevato indica che la welcome email non solo cattura l’attenzione, ma porta anche a risultati concreti per il business. Le email di benvenuto nell’e-commerce, ad esempio, possono arrivare a tassi di conversione anche del 56,8%!

4. Tasso di disiscrizione
   Indica quante persone hanno deciso di non ricevere più le email. Un tasso di disiscrizione basso è positivo, significa che il contenuto è apprezzato. Se il tasso è alto, l’email potrebbe non corrispondere alle aspettative del pubblico target e deve perciò essere aggiornata.  

5. Tasso di consegna (Deliverability rate)  
   Misura quante delle email inviate raggiungono effettivamente la casella di posta degli utenti. Se il tasso di consegna è buono, allora le email non vengano marcate come spam e arrivino a destinazione. Per assicurarsi che il deliverability rate rimanga positivo, può essere utile considerare tutta una serie di azioni. Autenticare il dominio, dedicarsi alla pulizia della mailing list, semplificare la disiscrizione da parte degli utenti non più interessati e attivare il dobule-opt in sono solo alcune delle pratiche utili per assicurarsi di non finire in spam.

Quando un’email…non basta!

Perché limitarsi a una sola email di benvenuto quando si può creare una vera e propria sequenza di welcome email? Questo approccio permette di costruire un legame più solido con il nuovo contatto, guidandolo gradualmente verso l’azione più importante per il business in quel momento.

Molte aziende scelgono di programmare una serie di email automatiche che si attivano nel momento in cui un utente si iscrive alla mailing list. Questa sequenza opera su tre livelli per avvicinare sempre di più il nuovo contatto al brand:

• Prima email – livello emotivo: il primo messaggio punta a creare una connessione emotiva con l’utente dandogli un caloroso benvenuto, quasi si trattasse di accogliere un vecchio amico. Elementi visivi coinvolgenti, come immagini o GIF simpatiche, possono stabilire subito un’empatia. L’obiettivo principale è far sentire l'utente a proprio agio e creare una relazione autentica

• Seconda email – livello razionale: la seconda email presenta l’azienda in modo più concreto dando spazio a descrizioni in stile “chi siamo, cosa facciamo, cosa offriamo”. L’obiettivo, in questo caso, è raccontare il brand e presentare all’utente quanto sarà vantaggioso per lui mantenere il contatto.

• Terza email – livello persuasivo: nell’ultima fase, il fine è spingere l’utente a compiere una precisa azione grazie a CTA accattivanti. Si lavora qui sul piano commerciale, invitando l’iscritto a esplorare prodotti, usufruire di un’offerta speciale o completare un acquisto.  

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